Thủ tục kê khai hải quan điện tử không còn xa lạ với nhiều doanh nghiệp. Để kê khai điện tử, thì bước đăng ký CKS với hải quan là không thể thiếu. Đây chính là quy trình đăng ký chữ ký số điện tử, là đại diện chữ ký doanh nghiệp để tiến hành làm việc với hải quan. Trong nội dung bài viết này, Worldstar VN sẽ hướng dẫn chi tiết cách kê khai cũng như các nội dung quan trọng cần lưu ý khác.
CKS – Chữ ký số là gì, tầm quan trọng của CKS khi đăng ký hồ sơ hải quan điện tử
CKS là viết tắt của Chữ ký số. Đây là một dạng chữ ký điện tử, còn được gọi là token. Nó được tạo ra với các phần mềm điện tử hiện đại, sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Nó chính là đại diện cho doanh nghiệp trong các hồ sơ điện tử. Ví dụ như kê khai thuế điện tử, nộp thuế điện tử, hóa đơn điện tử…
CKS mang giá trị pháp lý tương đương với chữ ký thông thường. Chính vì điều này, đăng ký CKS với cơ quan hải quan là quy trình bắt buộc.
Với các văn bản mà pháp luật yêu cầu có chữ ký, thì CKS sẽ đáp ứng được khi nó đã được quy định và đăng ký. Đồng thời, trong các văn bản được quy định cần đóng dấu thì CKS cũng là không thể thiếu.
Hiện nay, CKS được áp dụng đại trà cho các doanh nghiệp để kê khai các thủ tục thuế online. Trong đó có thủ tục kê khai hải quan phục vụ cho mục đích xuất nhập khẩu. Nếu doanh nghiệp muốn kê khai điện tử, thì CKS là bắt buộc phải có. Nếu không, thì các thủ tục kê khai hải quan online cũng sẽ không được thực hiện.
Hướng dẫn cách đăng ký CKS với hải quan trên Tổng cục hải quan
Để tiến hành thủ tục kê khai hải quan điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký CKS với hải quan. Có 2 cách để thực hiện đăng ký. Trong đó, đăng ký trên Tổng cục Hải quan được rất nhiều doanh nghiệp chọn lựa.
Quy trình để thực hiện như sau:
Bước 1: Truy cập vào địa chỉ website của Tổng cục
Đầu tiên, để có thể đăng ký CKS với hải quan trên hệ thống của Tổng cục hải quan, cần truy cập vào địa chỉ website của Tổng cục: http://www.customs.gov.vn. Tại giao diện trang chủ, chọn vào mục: Đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số.
Bước 2: Tiến hành hoàn thiện đăng ký thông tin doanh nghiệp chủ CKS
Đây chính là bước kê khai thông tin doanh nghiệp hoặc cá nhân thực hiện đăng ký chữ ký số. Tại giao diện đăng ký, cần thực hiện đầy đủ các trường thông tin dưới đây:
- Điền chuẩn và đầy đủ dãy số MST của doanh nghiệp kê khai
- Điền số CMT, tức là số CMND, CCCD hoặc hộ chiếu của người đại diện. Các thông tin này trùng khớp với thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Bước 3: Xác nhận các thông tin đăng ký chữ ký số
Tại bước này, sau khi hoàn tất đầy đủ các thông tin ở bước 2, hãy tiến hành kiểm tra lại. Sau đó, hãy thực hiện Xác nhận thông tin đã đăng ký. Cuối cùng, ở dưới cùng của giao diện đăng ký CKS với hải quan, bạn chỉ cần click chọn Đăng ký thông tin là đã hoàn tất.
Nhìn chung, quy trình đăng ký chữ ký số với hải quan trên Tổng cục hải quan khá đơn giản. Ngay khi có chữ ký số, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký như quy định. Khi đó, các thủ tục kê khai hải quan cũng sẽ được diễn ra nhanh chóng và thuận tiện nhất. Đặc biệt trong thời đại chuyển đổi số 4.0, kê khai online sẽ tối ưu hơn nhiều so với cách kê khai hải quan truyền thống.
Hướng dẫn đăng ký CKS với hải quan dành cho doanh nghiệp sử dụng hệ thống VNACCS
Song song với đăng ký CKS với hải quan trực tiếp, thì với các doanh nghiệp sử dụng hệ thống VNACCS, quy trình đăng ký cũng cần phải nắm rõ.
Đây chính là hệ thống điện tử, có vai trò thực hiện thông qua hàng hóa tự động của Việt Nam. So với quy trình hệ thống thông quan truyền thống đang vận hành, hệ thống VNACCS có rất nhiều ưu điểm. Đặc biệt, nó có thể tập trung trong cùng 1 hệ thống cả 3 khâu: Trước thông quan, trong thông quan và sau thông quan.
Với khối doanh nghiệp sử dụng hệ thống này, quy trình đăng ký chữ ký số hải quan sẽ được thực hiện như sau:
Bước 1: Đăng ký thông tin cho đối tượng doanh nghiệp cần kê khai CKS
Tại bước này, bạn cũng truy cập vào website của Tổng cục Hải quan: http://www.customs.gov.vn. Tuy nhiên, thay vì chọn Đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số như ở trên thì tại giao diện này, hãy chọn: Đăng ký sử dụng hệ thống VNACCS cho doanh nghiệp.
Lúc này, giao diện khác sẽ hiện ra. Tại góc trên bên phải màn hình máy tính, hãy chọn Đăng ký mới.
Tại mục này, biểu mẫu đăng ký sẽ hiện ra. Tiến hành thực hiện điền đầy đủ các thông tin như yêu cầu:
- Mã số thuế
- Mật khẩu và xác nhận mật khẩu
- Thông tin của nhà cung cấp chữ ký số
- Số seri của chữ kỹ số
- Ngày hiệu lực và hết hiệu lực của CKS.
Sau khi hoàn tất các thông tin, hãy chọn Đọc CKS để xác thực lại các thông tin có ghi sai chỗ nào không. Nếu tất cả đã đúng, thì chọn mục Đăng ký để hoàn tất.
Bước 2: Đăng ký tài khoản doanh nghiệp dùng để khai báo VNACCS cho CKS
Tại bước này, cần thực hiện các tác vụ dưới đây:
- Tại giao diện chính, chọn mục Đăng nhập. Sau đó nhập mã số thuế và mật khẩu để đăng nhập. Lưu ý là thông tin nhập trùng với thông tin đã đăng ký trước đó.
- Sau khi đăng nhập thành công, hệ thống sẽ mở ra giao diện đăng ký chữ ký số của VNACCS. Tại đây, mục số 2 là Sửa thông tin đăng ký, hãy chọn vào mục này. Sau đó, chọn mục Thêm số lượng user code.
- Một giao diện mới sẽ xuất hiện. Hãy nhập vào các thông tin mà biểu mẫu yêu cầu. Mỗi doanh nghiệp sẽ có duy nhất 1 user code. Do đó, hãy lưu ý nhập đúng như trên hệ thống yêu cầu.
- Nhập phần mềm đầu cuối. Nếu chỉ có 1 CKS, thì tiến hành nhập nhập 1 CKS. Sau đó, thực hiện nhập vào số lượng máy tính được chỉ định sử dụng phần mềm đầu cuối này.
- Hoàn tất tất cả các thông tin trên, chọn mục Ghi để hệ thống xác nhận và lưu trữ. Sau đó, hệ thống sẽ tự động chuyển sang tag: Thông tin hải quan. Tại mục này, hãy nhập đầy đủ các thông tin của người khai thuế hải quan. Đây chính là cách đăng ký CKS với hải quan quan trọng. Khai báo xong, nhấn vào Đọc CKS để lấy thông tin của CKS cần thực hiện đăng ký. Lúc này, CKS của bạn đã được cắm vào máy tính thì mới thực hiện thao tác được.
- Nhấn Thêm trong trường hợp mong muốn có thêm 1 người dùng sử dụng CKS đó. Còn nếu không thì bước Đọc CKS đã hoàn tất.
Bước 3: Đăng ký thông tin tài khoản CKS với hải quan
Nhập xong thông tin cho người dùng cũng như cho CKS, lúc này, cần thực hiện tiến hành đăng ký tài khoản hải quan. Tại giao diện chính, nhấn vào mục: Tra cứu – Tra cứu thông tin đăng ký.
Sau đó, bạn đánh dấu tick vào 2 mục Đăng ký mới và Sửa sau phê duyệt. Tiếp tục nhấn vào ô tìm kiếm. Màn hình máy tính sẽ hiện ra giao diện để tra cứu. Nhấn gửi để nhập tên người gửi, thông tin địa chỉ email và chọn mã Cục Hải Quan nơi mà doanh nghiệp sẽ thông quan hàng hóa.
Hoàn thiện bước này, thì tiến hành chọn Chữ Ký Số và nhấn Gửi. Kiểm tra ở góc trái màn hình. Nếu màn hình hiện lên dòng chữ màu xanh: Đã đăng ký thành công đến… Tức là bạn đã hoàn tất quá trình đăng ký CKS với cơ quan hải quan.
Nếu muốn, bạn cũng có thể đổi mật khẩu cho các user. Việc này sẽ giúp tăng tính bảo mật và đảm bảo cho quá trình truy cập, khai báo tờ khai hải quan sau này cũng thuận tiện hơn.
Đây chính là bước cuối cùng trong quy trình đăng ký CKS với hải quan. Có thể thấy, với khối doanh nghiệp sử dụng VNACCS, quy trình sẽ phức tạp hơn. Nó đòi hỏi bạn phải mất thời gian cũng như sự kiên nhẫn. Tuy nhiên bù lại, nó sẽ mang đến rất nhiều những tiện ích sau này.
Các lưu ý trong vấn đề đăng ký CKS với hải quan
Thông thường, đăng ký CKS với hải quan, doanh nghiệp sẽ sử dụng chữ ký số dùng để đăng ký kê khai, nộp thuế với tổng cục thuế. Để quá trình đăng ký được diễn ra thuận tiện, suôn sẻ, cần lưu ý những vấn đề dưới đây:
- Nên ưu tiên sử dụng trình duyệt Internet Explorer. Các trình duyệt Chrome, Cốc Cốc cũng có thể sử dụng được. Tuy nhiên chúng thường xuất hiện lỗi và khiến bạn mất nhiều thời gian.
- Để tiến hành cài đặt khai báo hải quan, máy tính thực hiện cần phải cài đặt Java. Đây chính là điều kiện bắt buộc nên bất cứ ai cũng cần tải và cài đặt bộ Java cho máy tính trước khi tiến hành thực hiện đăng ký.
- Nhập đúng các thông tin của doanh nghiệp, các thông tin chữ ký số. Nếu nhập sai, bạn sẽ mất thời gian nhập lại từ đầu. Các vấn đề đăng ký sẽ thêm phức tạp và mất nhiều thời gian hơn.
Worldstar VN – Đơn vị uy tín trong kê khai hải quan dành cho doanh nghiệp
Bạn đang đau đầu trong việc đăng ký CKS với hải quan? Bạn nhận thấy các thủ tục của tờ khai hải quan rất phức tạp? Hãy liên hệ đến Worldstar VN – Dịch vụ đại lý hải quan uy tín hàng đầu hiện nay. Chúng tôi sẽ giúp bạn giải quyết đầy đủ các thủ tục kê khai, đăng ký. Đảm bảo hàng hóa xuất nhập khẩu sẽ được lưu thông đúng với kế hoạch của doanh nghiệp.
Sự chuẩn mực trong quy trình dịch vụ từ Worldstar VN mang đến sự hài lòng tuyệt đối cho khách hàng. Chúng tôi sở hữu đội ngũ chuyên môn tốt, nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Chính vì vậy, đảm bảo quá trình kê khai hải quan được diễn ra nhanh chóng và đáp ứng tốt nhất nhu cầu doanh nghiệp.
Trên đây, Worldstar VN đã hướng dẫn bạn cách đăng ký CKS với hải quan. Để được tư vấn kỹ hơn hoặc liên hệ dịch vụ, vui lòng liên hệ hotline: 0984. 620021. Các tư vấn viên chuyên nghiệp luôn sẵn sàng hỗ trợ 24/7, cho cả các doanh nghiệp Việt, công ty liên doanh và doanh nghiệp nước ngoài!
