Trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hoá, việc làm thủ tục khai báo hải quan là một bước bắt buộc. Bởi, các mặt hàng, sản phẩm của bạn sẽ không thể nào xuất khẩu ra nước ngoài hay nhập khẩu về nước được nếu chưa hoàn thành việc khai báo hải quan. Trong tờ khai này có nhiều nội dung quan trọng cần được chú ý, quan tâm, trong đó có số hoá đơn trên tờ khai hải quan. Bài viết này, chúng ta cùng tìm hiểu về nội dung này một cách chi tiết nhất bạn nhé!
Giới thiệu số hoá đơn trên tờ khai hải quan là gì?
Trên tờ khai hải quan, số hoá đơn là một dãy số thứ tự được ghi bằng chữ số Ả Rập với 8 ký tự. Nó thể hiện ngay trên hoá đơn của lô hàng hoá mà chủ hàng chuẩn bị đóng gói vận chuyển sang thị trường nước ngoài. Chủ lô hàng chính là người tiến hành lập hoá đơn này để định danh cho món hàng mà mình gửi hoặc bán đi.
Số hoá đơn trên tờ khai hải quan được cấp theo nguyên tắc liên tục, theo thứ tự từ nhỏ đến lớn trong cùng một ký hiệu hoá đơn cũng như ký hiệu mẫu số hoá đơn. Nguyên tắc này được quy định cụ thể tại các thông tư, nghị định của cơ quan nhà nước hay các bộ ngành. Cụ thể, nguyên tắc lập số hoá đơn phải đảm bảo tăng theo thời gian, tức là mỗi số hoá đơn chỉ được lập một lần và sử dụng một lần duy nhất.
Có 2 loại số hoá đơn được kê khai trên tờ khai hải quan, chúng bao gồm:
- Số hoá đơn thương mại: Nó xuất hiện trên các chứng từ thể hiện đặc điểm, giá cả, số lượng, mẫu mã,… của lô hàng hoá mà chủ hàng sẽ đóng và gửi đi.
- Số hoá đơn vận tải: Số hoá đơn này do đơn vị vận chuyển phát hành để những người có liên quan có thể theo dõi được hành trình của lô hàng hoá di chuyển từ lúc gửi đi cho đến lúc nhận được.
Tầm quan trọng của số hoá đơn trong tờ khai hàng hoá xuất nhập khẩu
Như đã đề cập, có thể thấy, số hoá đơn trên tờ khai hải quan đóng vai trò vô cùng quan trọng. Các hoạt động xuất nhập khẩu, gửi, nhận hàng của bạn sẽ không thể hoàn thành nếu thiếu tờ khai hải quan. Và, khi kê khai, mọi nội dung được tổng cục yêu cầu phải được điền một cách đầy đủ, chính xác. Số hoá đơn là một trong số các nội dung bắt buộc, không thể thiếu đó.
- Số hóa đơn thể hiện cho tên gọi định danh của món hàng trong hệ thống nhiều lô hàng xin được phép thông quan.
- Số hoá đơn giúp các đơn vị quản lý kiểm soát được lô hàng trong suốt một hành trình vận chuyển dài, nhiều công đoạn. Nó đảm bảo tính minh bạch cho các doanh nghiệp, chủ hàng hoá khi gửi đi.
- Đây cũng là căn cứ để tránh trường hợp hàng hóa bị thất lạc, mất mát trong quá trình vận chuyển. Việc tra cứu, đối soát hóa đơn, dữ liệu sẽ được diễn ra dễ dàng, nhanh chóng hơn.
- Khi hàng hoá được chuyển đi, nhà vận chuyển hay chủ hàng hoá sẽ tiến hành đóng gói cẩn thận, chặt chẽ. Khi đó, bạn sẽ không phân biệt được đâu là lô hàng của mình, và số hoá đơn được ghi bên trên chính là điểm nhận dạng duy nhất.
- Ngoài ra, số hoá đơn thương mại trên tờ khai hải quan còn làm nhiệm vụ là cơ sở để tính thuế xuất khẩu.
Các nội dung cơ bản trên tờ khai hải quan
Hiện nay, trên thế giới đang dần phổ biến rộng rãi việc sử dụng tờ khai hải quan trực tuyến. Loại tờ khai này đem đến nhiều lợi ích về sự tiện lợi, dễ dàng, tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức. Trong phạm vi bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về các nội dung cơ bản trên tờ khai hải quan điện tử nhé!
- Đầu tiên là tên chi cục hải quan, nơi đăng ký tờ khai.
- Tiếp đến không thể thiếu tên chi cục Hải Quan cửa khẩu nghiệp.
- Mục số tham chiếu, ngày, giờ gửi hàng đi.
- Số tờ khai, ngày, giờ đăng ký tờ khai hải quan.
- Nội dung số lượng phục vụ cho tờ khai.
- Các công chứng đăng ký tờ khai hải quan.
- Thông tin người thực hiện xuất khẩu/ nhập khẩu.
- Thông tin người được uỷ thác và người uỷ thác.
- Đại lý hải quan là ai?
- Loại hình hàng hoá xuất/ nhập khẩu.
- Hoá đơn thương mại, trong đó bao gồm số hoá đơn, ngày phát hành hoá đơn.
- Giấy phép đăng ký như số, ngày cấp, ngày hết hạn,…
- Hợp đồng, số, ngày hết hạn.
- Mã vận đơn hay số hoá đơn vận chuyển bao gồm số hoá đơn, ngày phát hành hoá đơn.
- Nơi xếp và đóng gói hàng hoá.
- Phương tiện vận chuyển, ghi tên, số hiệu, ngày đến cảng.
- Nước xuất khẩu là nước nào?
- Điều kiện gửi hàng.
- Phương thức thanh toán là gì nêu rõ.
- Tỷ giá tính thuế trên tổng giá trị hàng hoá.
- Mô tả đặc điểm hàng hoá được gửi đi.
- Các nội dung về xuất xứ hàng hoá, chế độ ưu đãi, lượng hàng, đơn vị tính, đơn giá, trị giá nguyên tệ,…
- Thông tin các loại thuế được áp cho mặt hàng đó.
- Số lượng hàng hóa sẽ được tính thuế.
- Mục thuế suất cũng cần kê khai đầy đủ.
- Số lượng hàng hoá, số hiệu Container lưu trữ hàng.
- Các chứng từ điện tử được yêu cầu.
- Cuối cùng là chữ ký đóng dấu của người đứng ra kê khai.
- Xác nhận của cục hải quan giám sát.
- Xác nhận được thông quan do cục hải quan thực hiện.
- Một số thông tin, nội dung khác trên tờ khai như: Kết quả phân luồng và các thông tin hướng dẫn thủ tục hải quan, xác nhận giải phóng hàng, đưa hàng về bảo quản hay xác nhận chuyển cửa khẩu,…
Hướng dẫn các bước nhập số hoá đơn trên tờ khai hải quan chính xác, đơn giản
Dưới đây là các bước hướng dẫn chung về cách khai tờ khai hải quan cũng như số hoá đơn trên tờ khai hải quan. Bạn có thể tham khảo để thực hiện cho chính xác, đầy đủ và không bị sai sót tránh việc làm lại mất thời gian:
Bước 1: Chủ hàng hoá thực hiện đăng nhập và truy cập vào phần mềm Ecus. Sau đó, bạn tìm và chọn mục “Hệ thống” → “Chọn doanh nghiệp xuất khẩu” để bắt đầu nhập các thông số về tài khoản khai báo đã đăng ký trước đó.
Bước 2: Bạn tiến hành thiết lập hệ thống các thông số cần thiết nhằm liên kết với cơ quan hải quan. Đầu tiên chọn “Hệ thống” → Thiết lập thông số khai báo VNACCS → Nhập các thông tin được yêu cầu → Chọn ghi và kiểm tra kết nối.
Bước 3: Lúc này, bạn mới bắt đầu khởi tạo tờ khai hải quan bằng cách vào mục “Tờ khai hải quan” rồi chọn “Đăng ký tờ khai xuất khẩu”.
Bước 4: Ở bước này, tờ khai sẽ hiển thị đầy đủ các nội dung như đã nói ở trên, bạn chỉ việc điền đầy đủ, chính xác.
Bước 5: Tiếp đó, bạn cũng nhập đầy đủ các thông tin được yêu cầu vào mục “Thông tin Container”.
Bước 6: Ở mục “Danh sách hàng” hệ thống cũng yêu cầu kê khai chi tiết về tên hàng hóa, nhãn hiệu hàng hóa, mẫu mã, khối lượng, xuất xứ,…
Bước 7: Sau khi kiểm tra lại các thông tin đúng, bạn tiến hành chính thức đăng ký tờ khai với cơ quan hải quan. Đăng nhập vào chữ ký số của công ty mình, bạn thực hiện ký điện tử và chọn số “3” để khai chính thức tờ khai.
Bước 8: Cuối cùng, chủ hàng hoá Click chọn mục số “4” và chờ nhận kết quả phân luồng và in tờ khai ra giấy là đã hoàn thành.
Những lưu ý quan trọng khi thực hiện ghi số hoá đơn trên tờ khai hải quan
Trong quá trình thực hiện nhập số hoá đơn trên tờ khai hải quan, bạn cần lưu ý một vài điểm quan trọng sau đây:
- Kiểm tra và nhập cẩn thận số hoá đơn trên tờ khai hải quan, tránh trường hợp nhập sai, nhập sót. Điều này có thể sẽ khiến cho hàng hoá của bạn bị thất lạc, mất mát và mất rất nhiều thời gian, thủ tục mới có thể hoàn về.
- Số hoá đơn cần đi kèm ngày phát hành hoá đơn thì mới đúng với quy định của cục hải quan.
- Có đến 2 loại số hoá đơn cần được kê khai trên tờ khai hải quan, cho nên bạn cần để ý tránh ghi nhầm mục. Cụ thể, số hoá đơn thương mại là số hoá đơn thanh toán, nó thể hiện các đặc điểm về giá cả, mẫu mã, số lượng hàng hoá dùng để làm cơ sở kê khai thuế. Còn số hoá đơn vận chuyển là vận đơn, số định danh lô hàng trong hệ thống hàng hoá chung, do nhà vận chuyển cung cấp khi đóng hàng gửi đi.
Các câu hỏi thường gặp về số hoá đơn trên tờ khai
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về số hóa đơn trên tờ khai hải quan và quá trình ghi tờ khai. Bạn có thể tham khảo để hiểu rõ, nắm vững hơn trong việc kê khai, hạn chế hết mức có thể những sai sót nhé!
Số hoá đơn trên tờ khai hải quan có quan trọng hay không?
Có. Số hoá đơn trên tờ khai hải quan là bắt buộc phải có để cục hải quan thực hiện công việc theo dõi, giám sát hàng hoá.
Số hoá đơn chiếu lệ là số hoá đơn như thế nào? Có cần phải ghi trên tờ khai?
Số hoá đơn chiếu lệ có hình thức và đặc điểm giống hoàn toàn với hóa đơn thương mại. Nó cũng thể hiện mẫu mã, số lượng, giá cả,… của hàng hoá được gửi đi. Thế nhưng, loại hoá đơn này không có chức năng thanh toán, nó giống như bản nháp được lập ra trước khi đóng hàng. Sau khi hàng hoá được đóng gói cẩn thận, người ta sẽ sử dụng hoá đơn thương mại như hoá đơn chính thức, được đối chiếu lại với hoá đơn chiếu lệ trước đó.
Phân luồng tờ khai hải quan là gì?
Tờ khai hải quan có 3 phân luồng, bao gồm luồng xanh, luồng đỏ, luồng vàng. Chúng được quy định như sau:
- Luồng xanh: Tờ khai đã được thông qua, hàng hóa nhanh chóng xuất nhập khẩu ra vào nhanh chóng.
- Luồng đỏ: Tờ khai bị trả về, hải quan sẽ tiến hành kiểm tra trước khi cho thông quan cả về hồ sơ lẫn hàng hóa.
- Luồng vàng: Tờ khai được trả, hải quan sẽ kiểm tra chi tiết hồ sơ nhưng không kiểm tra chi tiết hàng hóa.
Như vậy, bài viết đã giới thiệu đến bạn những thông tin cơ bản về tờ khai cũng như cách nhập số hoá đơn trên tờ khai hải quan. Hy vọng rằng, bài viết hữu ích và giúp bạn hiểu rõ hơn về thủ tục thông quan hàng hóa nếu có nhu cầu xuất nhập khẩu nhé!
