Một công việc bắt buộc trong suốt quá trình kinh doanh đối với các công ty xuất nhập khẩu là khai báo hải quan. Để thực hiện được điều này, trước hết DN phải tạo tài khoản trên website của Tổng cục Hải quan, đăng ký sử dụng chữ ký số khai hải quan, đăng ký tài khoản VNACCS. Bài viết sau của Worldstar Viet Nam sẽ hướng dẫn đầy đủ và dễ hiểu nhất cho các doanh nghiệp mới về cách đăng ký chữ ký số hải quan điện tử.
Thủ tục đăng ký chữ ký số hải quan bao gồm những gì?
Để bắt đầu khai báo hải quan bằng chữ ký số hải quan trực tuyến, doanh nghiệp phải đăng ký chữ ký số với cơ quan hải quan. Các điều kiện tiên quyết sau đây phải được hoàn thành để thực hiện khai báo.
Điều kiện sử dụng chữ ký số điện tử hải quan
Khi đăng ký chữ ký số hải quan, doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Các nội dung sau đây thường được bao gồm trong đăng ký.
- Đăng ký chữ ký số hải quan.
- Đăng ký đồng thời tài khoản VNACCS.
Các công cụ hỗ trợ đăng ký chữ ký số trên website của tổng cục Hải Quan
Cài đặt USB Token và đăng nhập vào ứng dụng hỗ trợ là điều kiện tiên quyết để đăng ký tài khoản người dùng:
- Cài đặt và bật USB token (hướng dẫn tại đây)
- Định cấu hình Hải quan Java (tại đây). Cài đặt Custom Java nếu PC đã cài đặt các phiên bản Java khác.
Hướng dẫn các bước đăng ký chữ ký số hải quan điện tử cho doanh nghiệp
Bước 1: Truy cập đến website của Tổng cục Hải quan
- Bước đầu tiên là doanh nghiệp cần đăng nhập vào trang web của Tổng cục Hải quan tại địa chỉ https://www.customs.gov.vn để đăng ký chữ ký số điện tử hải quan.
- Sau khi truy cập trang web Hải quan Việt Nam, hãy quyết định tab nào dành cho các dịch vụ công cộng.
- Sau đó chọn mục “Đăng ký doanh nghiệp” qua chữ ký số hải quan điện tử.
Bước 2: Nhập các thông tin
Để đăng ký chữ ký số hải quan, hãy nhập thông tin của công ty trên màn hình “Đăng ký doanh nghiệp”. Thông tin cụ thể như sau:
- Ghi rõ mã số doanh nghiệp: Phải nhập mã số thuế của công ty nếu yêu cầu chữ ký số.
- Ghi gõ số CMND, CCCD, hoặc số hộ chiếu: Cần nhập số CMND hoặc CCCD của người đại diện theo pháp luật hoặc giám đốc điều hành của công ty. Hãy nhớ rằng số bạn nhập phải khớp với số trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
- Kiểm tra dữ liệu sau khi hoàn thành tất cả các trường: Nếu dữ liệu bạn vừa gửi cần xem lại thì bấm “Xem thông tin”. Xác minh rằng tất cả dữ liệu đã được ghi bằng chữ ký số hải quan là chính xác.
Bước 3: Kiểm tra thông tin
Lúc này thông tin về chứng thư số sẽ được hiển thị trên màn hình. Nhấn “Xem chi tiết chứng thư số” sau đó. Tiếp tục nhập dữ liệu như sau:
- Ngày bắt đầu đăng ký: Nếu bạn muốn đăng ký, hãy nhập ngày cần đăng ký; nếu không, hãy để hệ thống đặt thành thời gian mặc định.
- Ngày hết hạn đăng ký: trùng với ngày hết hạn của chữ ký số hải quan điện tử nêu trên, hãy nhập.
- Sau khi kết thúc màn hình đăng ký dữ liệu chữ ký điện tử của hải quan. Nhấp vào “Đăng ký thông tin” sau đó.
Bước 4: Xác thực
- Khi dữ liệu đã được nhập theo mẫu mặc định, mọi thứ đã hoàn tất. Một hộp trống sẽ xuất hiện trên màn hình, nhắc bạn nhập mã PIN của USB Token.
- Để hoàn tất đăng ký chữ ký số hải quan, hãy tiếp tục bằng cách nhập mã PIN của bạn và nhấp vào OK.
- Sau khi nhấp vào “OK.” Chờ thông báo nâng cấp thành công của cơ quan hải quan. Vậy là xong việc đăng ký sử dụng chữ ký số.
Hướng dẫn chi tiết cách đăng ký sử dụng Hệ thống VNACCS cho doanh nghiệp
Bước 1: Truy cập website của Tổng cục Hải quan
- Truy cập trang web của Tổng cục Hải quan tại địa chỉ https://www.customs.gov.vn là bước đầu tiên để đăng ký sử dụng hệ thống này.
- Quyết định tab nào dành cho các dịch vụ công cộng.
- Bấm vào “Đăng ký sử dụng Hệ thống VNACCS” cho Doanh nghiệp sau đó.
Bước 2: Cập nhật tài khoản
- Tiếp tục nhấn “Đăng ký/cập nhật tài khoản quản trị”.
Bước 3: Điền thông tin doanh nghiệp đăng ký chữ ký số hải quan điện tử
Trên thiết lập hiển thị hoặc cập nhật tài khoản quản trị, hãy nhập thông tin chi tiết của công ty bạn, chẳng hạn như:
- Phần có tiêu đề “Thông tin tài khoản” Thiết lập mật khẩu đăng nhập và nhập mã số thuế và địa chỉ email của công ty bạn.
- Mục “Chi tiết về chữ ký số” để chọn chữ ký số, bạn nhấn vào biểu tượng hình tam giác. Thực hiện hành động và lấy thông tin về chữ ký số. MST bạn nhập ở trên phải khớp với MST chữ ký số.
- Một khi dữ liệu công ty đã được nhập vào, hãy kích hoạt “Đăng ký mới” bằng cách nhấp vào nó.
Bước 4: Chọn chữ ký số tương ứng
- Quá trình này được thực hiện ngay sau khi đăng ký thành công tài khoản quản trị viên. Sau đó hệ thống sẽ hiển thị màn hình thông tin đăng nhập của tài khoản người dùng.
- Quyết định về chữ ký hải quan kỹ thuật số phù hợp. Sau đó, chọn hộp bên cạnh “Nhập mã số thuế” và “Đăng nhập”.
Bước 5: Đăng ký
Sau khi truy cập thành công tài khoản quản trị viên.
- Nhấp để quay lại màn hình chính.
- Sau đó chọn mục “Đăng ký”.
- Chọn OE 1001 “Đăng ký người dùng mới” sau khi màn hình đã ổn định.
Bước 6: Nhập thông tin Người đại diện
Ngay khi trang “Đăng ký người dùng” đã hoàn thành ở bước 5. Nằm trên tab “Thông tin chung”, thông tin chi tiết của người đứng đầu hoặc người đại diện hợp pháp phải được nhập bằng biểu mẫu có thể truy cập được.
- Tên đầy đủ của người đại diện đã đăng ký xuất hiện trên chữ ký điện tử.
- Địa chỉ công ty phải được cung cấp (viết liền không dấu).
- Nhập mã số thuế của công ty bằng chữ ký số hải quan điện tử.
- Hãy lựa chọn của bạn cho ngành công nghiệp của công ty.
- Nhập thông tin đại diện.
- Tiếp tục bằng cách nhập “Số lượng mã người dùng”.
Để hiển thị bảng nhập tiếp theo, đầu tiên người dùng phải nhập số 1 rồi nhấn phím cách vì mỗi công ty có một mã người dùng riêng. Điền thông tin các trường sau:
- Nhiều ID người dùng: Để khai báo với VNACCS, doanh nghiệp phải cung cấp chính xác số lượng chữ ký số muốn đăng ký chữ ký số hải quan.
- Máy tính sử dụng phần mềm đầu cuối miễn phí do Hải quan cung cấp: Cho biết số lượng máy tính. Khi có chữ ký điện tử, hãy nhập 1.
- Hệ thống: Hệ thống VNACCS-EDI Cần nhập số lượng máy tính chạy phần mềm đầu cuối của bên thứ ba. Nếu chữ ký là chữ ký điện tử của Hải quan, hãy nhập 1.
- Nhập thông tin trên sau khi nó đã được hoàn thành. Để hoàn thành và chuyển sang bước sau, hãy nhấp vào “Ghi”.
Bước 7: Nhập thông tin người khai Hải quan
Khi hồ sơ của người đại diện đã được hoàn thành. Tiếp tục và chọn tab “Thông tin người khai hải quan”. Hoàn thành phần khai báo nội dung sau tại đây:
- Thông tin khai báo Nhập đầy đủ họ tên (không dấu), số CMND, địa chỉ email. Ngày có hiệu lực phải khớp với ngày đăng ký và ngày hết hạn phải khớp với ngày hết hạn của chữ ký số đối với hải quan.
- Quyết định chữ ký số: Có thể chọn dữ liệu chữ ký số bằng cách nhấp vào biểu tượng hình tam giác.
- Đảm bảo dữ liệu nhập ở trên đã được xác minh lại một lần nữa để đảm bảo tính chính xác.
- Để thêm người dùng, chọn “Thêm” (Cho phép thêm chữ ký điện tử).
Bước 8: Tra cứu lại thông tin
- Nếu có khó khăn về thủ tục đăng ký hoặc các biện pháp nói trên gặp vấn đề, bạn hãy tìm kiếm dữ liệu.
- Vui lòng bấm “Tra cứu” để tra cứu thông tin hải quan.
- Chọn OE 4001 tiếp theo. Kiểm tra các chi tiết đăng ký.
- Màn hình tra cứu chữ ký số cho giao dịch hải quan điện tử xuất hiện. Đảm bảo rằng hộp kiểm “Đăng ký mới” và “Chỉnh sửa” sau khi phê duyệt được chọn.
- Chọn “Tìm kiếm”.
- Nhấp vào “Gửi” sau khi bạn hoàn thành tìm kiếm.
- Có hiển thị bảng tra cứu thông tin. Chọn “Chữ ký số”, sau đó nhập mã pin USB. Nhấp vào “Gửi” sau đó.
- Thông báo “Tờ khai đã được gửi đến Hải quan” sẽ xuất hiện trên màn hình sau khi nộp.
- Bước tiếp theo là chờ thông báo đăng ký và phê duyệt chữ ký số thành công. Thông thường, phải mất từ 3 đến 5 phút để hoàn thành.
Bước 9: Khai báo tờ khai đăng ký chữ ký số hải quan
Để khai tờ khai sau khi đã được cơ quan Hải quan ủy quyền, người sử dụng phải đăng ký thông tin với đăng ký chữ ký số hải quan điện tử trên tài khoản VNACCS.
Thực hiện theo các bước sau:
- Nhấn nút “Tra cứu”.
- Chọn OE 4002 để tra cứu kết quả đăng kiểm sau khi cơ quan Hải quan duyệt.
- Trên tab dành cho “Thông tin người khai hải quan”.
- Người dùng lưu trữ dữ liệu tại User ID.
- Một tab có tiêu đề Máy tính. Tiếp tục bằng cách lưu trữ chi tiết khóa Terminal ID và Terminal Access.
Bước 10: Hoàn tất đăng ký
Nếu bạn chưa cập nhật mật khẩu đăng nhập tài khoản quản trị thì việc đăng ký hệ thống VNACCS của bạn chưa hoàn tất. Hãy tiếp tục và sửa đổi mật khẩu của ID người dùng bằng cách làm theo các bước sau:
- Nhấp vào “Đăng ký”.
- Chọn OE 1006 tiếp theo. mật khẩu người dùng được cập nhật (ID người dùng).
- Nhấp vào trường ID người dùng.
- Chọn “Cấp mật khẩu mới”.
- Khi cập nhật mật khẩu hoàn tất, hệ thống sẽ thông báo trên màn hình.
Bài viết đã giúp doanh nghiệp đã nắm được cách cài đặt công cụ và đăng ký chữ ký số hải quan điện tử nhanh chóng, chính xác. Hy vọng trong thời gian tới, các doanh nghiệp sẽ có thể vận dụng thông tin trên để thực hiện đúng và đầy đủ các yêu cầu của pháp luật.
