Chữ ký số hay chữ ký điện tử sở hữu nhiều ưu điểm vượt trội mang lại lợi ích to lớn cho mọi doanh nghiệp. Chẳng hạn bạn có thể nộp thuế, đăng ký kinh doanh,… mà không cần phải đi lại vừa mất thời gian, vừa tốn công sức. Hiện nay, Chữ ký số hải quan này được sử dụng khá phổ biến ở các lĩnh vực, trong đó có cả ngành hải quan.
Bài viết hôm nay, mời bạn hãy cùng tìm hiểu thêm về chữ ký số hải quan cũng như những tiện ích của nó. Bên cạnh đó, bài viết cũng hướng dẫn đăng ký chữ ký số với hải quan đơn giản cho bạn đọc có nhu cầu.
Sơ lược về hải quan điện tử
Khi các doanh nghiệp hay tổ chức kinh doanh cần vận chuyển hàng hóa qua biên giới, họ sẽ phải tiếp xúc với hải quan. Lúc này, hàng hoá có thể sẽ gặp trục trặc, chậm trễ, không thể về kho đúng thời hạn được. Lý do là vì quá trình thiếu sự tự động hoá hoặc không liên lạc kịp thời giữa các cơ quan hải quan với nhau.
Hậu quả là:
- Các thông tin hải quan không được tiếp nhận đúng lúc, tạo ra vấn đề trong quản lý rủi ro về an toàn, an ninh. Hiệu quả công tốt không tốt sẽ đến với cả hải quan và doanh nghiệp ngay.
- Việc đối sánh dữ liệu khai báo giữa quốc gia khởi hành và quốc gia đích đến không khớp, không có cơ sở.
- Thông tin không được trao đổi trước khi hàng hoá đến cửa khẩu biên giới, người vận chuyển phải đợi chờ.
Chính vì vậy, hải quan điện tử ra đời giúp tạo điều kiện thuận lợi cho các vấn đề nan giải và khó khăn trên. Hoạt động của nó là cung cấp cho doanh nghiệp cũng như chính phủ các mô hình hợp tác thiết yếu. Chẳng hạn như các quy trình hợp tác, hệ thống liên lạc chính,…
Hải quan điện tử sẽ cho phép bạn trao đổi và chia sẻ mọi thông tin hiệu quả về vận chuyển hàng qua biên giới. Từ đó, nó cũng tối ưu hoá sự tương tác với các cơ quan hải quan, làm giảm chi phí thương mại cho doanh nghiệp. Cuối cùng, hàng hóa nhanh chóng được qua cửa khẩu, cung cấp đến tay khách hàng đúng tiến độ đã thoả thuận.
Hải quan điện tử hỗ trợ thực hiện các loại hình khai báo như: Tạo, gửi, nhận và lưu trữ dữ liệu hải quan bằng phương tiện điện tử ứng dụng kỹ thuật trao đổi thông tin số.
Giới thiệu chữ ký số hải quan là gì?
Trước khi muốn biết về hướng dẫn đăng ký chữ ký số với hải quan, bạn cần hiểu chữ ký số hải quan là gì. Đây cũng là một dạng chữ ký điện tử có cơ chế hoạt động dựa trên công nghệ mã hoá công khai.
Theo đó, mỗi người dùng sẽ sở hữu một cặp khoá riêng bao gồm khoá công khai và khoá bí mật. Khoá công khai đóng vai trò kiểm tra chữ ký số được tạo bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa. Còn khoá bí mật làm nhiệm vụ tạo chữ ký số cho người dùng.
Chữ ký số hải quan là thông tin xác định có tính pháp lý tương đương với con dấu hay chữ ký của doanh nghiệp. Nó đi kèm theo tờ khai điện tử khi bạn thực hiện khai báo thông qua cơ quan hải quan.
Loại chữ ký này sẽ đảm bảo về mặt pháp lý, bảo mật và xây dựng hàng rào bảo vệ an toàn bạn khi sử dụng. Với chữ ký số hải quan, các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, chi phí, không phải đến tận nơi và chờ đợi để đăng ký, ký tên.
Hầu như tất cả các công việc như kê khai hải quan đều được thực hiện bằng chữ ký số vô cùng tiện lợi. Để sử dụng được chữ ký số hải quan, các tổ chức kinh doanh đầu tiên phải được hướng dẫn đăng ký chữ ký số với hải quan qua cổng thông tin hải quan điện tử.
Một số đặc điểm nổi bật của chữ ký số điện tử
Chữ ký số hiện đang được sử dụng phổ biến và rộng rãi vì sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật như sau:
-
- Chữ ký số có khả năng xác định nguồn gốc hiệu quả: Nhờ có loại chữ ký số này mà hải quan có thể xác thực được danh tính chủ nhân bằng chứng thư số của cá nhân, doanh nghiệp.
- Chữ ký số có tính bảo mật thông tin rất cao: Như đã nói, chữ ký số có 2 lớp khoá là khoá công khai và khóa bí mật. Cho nên, sử dụng nó các doanh nghiệp sẽ đảm bảo được tính bảo mật, mọi thông tin sẽ không bị đánh cắp bởi Hacker.
- Chữ ký số không thể bị chối bỏ hay phủ nhận: Mỗi người dùng sẽ có thể đăng ký một chữ ký số và nó không thể xoá bỏ hay thay thế được.
- Tính toàn vẹn của chữ ký số điện tử: Trong môi trường điện tử, chữ ký số đảm bảo cho mọi văn bản, tài liệu được toàn vẹn. Chỉ có những người đã thực hiện ký số mới có thể mở được văn bản, tài liệu đó.
Chữ ký số hải quan có cơ sở pháp lý hay không?
Theo những hướng dẫn đăng ký chữ ký số với hải quan rộng rãi, loại chữ ký này hoàn toàn có cơ sở pháp lý.
Các cơ sở pháp lý của chữ ký số hải quan được quy định tại bộ luật giao dịch điện tử năm 2005 và nghị định số 130 năm 2018 theo nghị định của chính phủ (130/2018/NĐ-CP).
Tiện ích của chữ ký số hải quan là gì?
Chữ ký số hải quan mang lại tiện ích to lớn cho cả 2 phía tổ chức doanh nghiệp và cơ quan hải quan. Cụ thể:
Đối với các tổ chức doanh nghiệp:
Tiện ích lớn nhất trong việc tìm hiểu những hướng dẫn đăng ký chữ ký số với hải quan đó là tiết kiệm được rất nhiều thời gian, chi phí. Thay vì doanh nghiệp phải mang giấy tờ, chứng từ đến nộp trực tiếp tại cơ quan hải quan thì với chữ ký số tất cả đều có thể được thực hiện qua màn hình máy tính có kết nối Internet.
Quy trình này thường diễn ra rất nhanh chóng, dễ dàng, thuận lợi và rất ít khi xảy ra trường hợp sai sót.
Đối với các cơ quan hải quan:
Chữ ký số sẽ giúp các cơ quan này xác thực danh tính những đối tượng tham gia hải quan điện tử chính xác hơn. Các dữ liệu được gửi trực tuyến đến cũng được đảm bảo về tính toàn vẹn, bảo mật và an toàn tuyệt đối.
Cơ quan hải quan sẽ không còn lo lắng các vấn đề như doanh nghiệp làm giả thông tin trên tờ khai. Bởi, chữ ký số đã được đăng ký, chức thực từ các tổ chức công cộng đáng tin cậy, việc làm giả là không thể.
Điều kiện để sử dụng chữ ký số trong việc kê khai hải quan điện tử
Trong các hướng dẫn đăng ký chữ ký số với hải quan có đề cập, loại chữ ký điện tử này thực sự an toàn nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Chỉ tạo chữ ký số trong thời gian chứng thư số còn hiệu lực, đồng thời có thể kiểm tra được bằng khoá công khai.
- Chữ ký số đủ điều kiện khi do một trong các tổ chức sau đây cấp:
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực cho chữ ký số cấp quốc gia.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực cho chữ ký số chuyên về cơ quan chính phủ.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực cho chữ ký số công cộng.
- Tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn khi cung cấp dịch vụ chứng thực cho chữ ký số theo quy định tại điều 40 nghị định 130/2018/NĐ-CP.
- Khoá bí mật của chữ ký số chỉ thực sự thuộc quyền kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
- Chữ ký số điện tử hải quan có căn cứ pháp lý đúng theo điều 9 tại nghị định số 130/2018/NĐ-CP.
Cách cài đặt các công cụ hỗ trợ đăng ký chữ ký số lên Website của tổng cục Hải Quan
Trước khi thực hiện theo các bước hướng dẫn đăng ký chữ ký số với hải quan, các doanh nghiệp cần thực hiện cài đặt công cụ hỗ trợ.
Đầu tiên, bạn cần tiến hành cài cắm USB Token và đăng nhập vào ứng dụng để được hỗ trợ các công việc như:
- Cài đặt USB Token: USB Token sau khi cắm trực tiếp vào máy tính là sẽ hiển thị trên ổ đĩa, bạn tìm và bắt đầu kích hoạt.
- Kích hoạt USB Token: Bạn chỉ cần nhấn đúp chuột trái vào ứng dụng Token vừa tải về là đã kích hoạt hoàn tất.
Sau đó, bạn tiếp tục cài đặt Java hải quan, nếu đang cài đặt các loại Java khác, bạn nên gỡ bỏ rồi mới thực hiện nhé!
Bạn truy cập vào trang chính thức của tổng cục hải quan tại địa chỉ:
tongcuc.customs.gov.vn
Lưu ý, bạn cần truy cập trực tiếp bằng trình duyệt IE với phiên bản 11 trở lên, không dùng qua IE Tab nhé!
Hướng dẫn đăng ký chữ ký số với hải quan đơn giản, dễ dàng, nhanh chóng
Để có được chữ ký số để khai báo trên hải quan điện tử, bạn thực hiện lần lượt theo các bước hướng dẫn đăng ký chữ ký số với hải quan như sau:
Bước 1: Đầu tiên sau khi cài đặt Java xong, bạn chọn Tab “Dịch vụ công trực tuyến” và nhấn tìm mục “Đăng ký chữ ký số”.
Bước 2: Tiếp theo, bạn Click chuột vào mục “Run this time” để nhận Java trên trang tổng cục.
Lúc này, màn hình sẽ hiển thị “dòng chữ “Always trust content from this publisher”, bạn hãy Tick vào ô trống bên trái rồi nhấn “Run” để chuyển bước.
Hệ thống sẽ yêu cầu bạn nhập đầy đủ các thông tin như một hướng dẫn đăng ký chữ ký số với hải quan:
- Mã doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh: Thông tin này bạn nhập mã số thuế của doanh nghiệp mình.
- Số chứng minh thư: Nhập đủ các số CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện pháp luật cho doanh nghiệp đó. Nó thể hiện chính xác trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
- Bạn tiếp tục nhấn “Xem thông tin”.
Bước 3: Ở bước này, màn hình sẽ hiển thị bảng đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số. Bạn tiến hành nhấn “Chọn chữ ký số” rồi ấn đăng ký nhé!
Bước 4: Khi đó, cửa sổ màn hình sẽ yêu cầu nhập mã Pin của USB Token, bạn hãy nhập mã Pin rồi nhấn OK để hoàn tất.
Bước 5: Cuối cùng, hệ thống sẽ trả về thông báo “Đăng ký mới thành công” với cơ quan hải quan.
Những câu hỏi thường gặp
Dưới đây là một số các câu hỏi thường gặp về việc hướng dẫn đăng ký chữ ký số với hải quan có thể bạn quan tâm:
Có bắt buộc phải sử dụng chữ ký số cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh hay không?
Có. Ngay sau khi có giấy phép kinh doanh, các doanh nghiệp phải tiến hành khai báo thuế ban đầu và nộp thuế môn bài. Và, doanh nghiệp cần phải có chữ ký số mới thực hiện được các hoạt động đó.
Sử dụng chữ ký số liệu có an toàn và bảo mật thông tin không?
Như đã đề cập ở trên, chữ ký số có 2 khoá bảo mật nên cực kỳ an toàn cho người sử dụng.
Mua chữ ký số ở đâu uy tín và có giá trị pháp lý?
Các doanh nghiệp có thể mua chữ ký số tại các nhà cung cấp theo đúng quy định của pháp luật. Chẳng hạn như: Viettel, FPT, VNPT, BKAV,…
Tổng kết
Như vậy, thông qua bài viết này bạn đã hiểu thêm được nhiều thông tin hữu ích về chữ ký số hải quan. Nếu bạn đang có nhu cầu sử dụng loại chữ ký này, hãy lưu lại ngay những hướng dẫn đăng ký chữ ký số với hải quan được chia sẻ ở trên nhé!
